Исполнитель-самозанятый часто живёт в другом городе, а работу сдаёт по почте или через облако. Встречаться ради подписи нет смысла, отправлять оригиналы курьером долго. Поэтому вопрос «как подписать договор с самозанятым» в Яндексе задают больше тысячи раз в месяц, а «ЭДО для самозанятых» ещё чаще.
Подписать документы электронно можно, и это законно. Но у ЭДО с физическим лицом есть три особенности, на которых компании ошибаются: у самозанятого нет подписи от ФНС, как у директора; со стороны компании подписывает не всегда директор; а чек из «Мой налог» электронный акт не заменяет. Разберём по порядку.
Электронный договор считается письменным
Договор организации с гражданином заключается в простой письменной форме (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Бумага для этого не обязательна. Письменная форма соблюдена и тогда, когда стороны совершили сделку электронными средствами, которые позволяют воспроизвести текст и определить, кто его подписал (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
С актом то же самое. Первичный учётный документ можно составить в электронном виде и подписать электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Бухгалтерия примет такой акт наравне с бумажным.
Значит, вопрос не в том, можно ли, а в том, какой подписью подписывать.
Какая подпись подойдёт самозанятому
Закон об электронной подписи знает три вида: простую, неквалифицированную и квалифицированную (ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ). Для работы с самозанятым на практике выбирают между первой и последней.
Простая (ПЭП) Квалифицированная (УКЭП) Что это Код из СМС, вход в кабинет, письмо с согласованного адреса Сертификат удостоверяющего центра или «Госключ» Сколько стоит самозанятому Бесплатно Платно в УЦ, бесплатно в «Госключе» Когда равна подписи от руки Если стороны заранее договорились (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ) Всегда (ч. 1 ст. 6 № 63-ФЗ) Для каких договоров Разовые и небольшие работы Крупные договоры, работа через систему ЭДО
Квалифицированная подпись (УКЭП) равнозначна собственноручной без всяких дополнительных условий (ч. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). Сложность в том, где её взять. Бесплатно ФНС выдаёт УКЭП руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям, а самозанятый для неё обычный гражданин. Ему остаются два пути: купить подпись в аккредитованном удостоверяющем центре или выпустить её бесплатно в приложении «Госключ». Подпись из «Госключа» работает в сервисах, которые к нему подключены, поэтому заранее уточните, примет ли её ваша система ЭДО.
Простая подпись (ПЭП) это код из СМС, вход в личный кабинет или письмо с заранее согласованного адреса. Она приравнивается к собственноручной, если стороны так договорились (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ). Для договора на дизайн логотипа или настройку рекламы этого вполне достаточно: покупать исполнителю УКЭП ради одной сделки не нужно.
Тонкость с ПЭП одна, но важная. Соглашение о ней должно существовать до того, как ей начнут подписывать документы. Обычно его включают в первый договор, подписанный на бумаге или квалифицированной подписью, либо в правила платформы, к которым исполнитель присоединяется при регистрации. Сослаться на ПЭП в договоре, который сам подписан только ПЭП, не получится: такая конструкция держится ни на чём.
Какой пункт добавить в договор
Если документы будут ходить по электронной почте, договор должен об этом говорить. Примерная формулировка:
Стороны признают юридическую силу документов, направленных с адресов электронной почты, указанных в разделе «Реквизиты сторон». Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью стороны-отправителя и равнозначны документам на бумаге, подписанным собственноручно. Сторона обязана обеспечить конфиденциальность доступа к своему адресу и сообщить другой стороне о его смене в течение одного рабочего дня.
К этому пункту стоит добавить порядок приёмки: в какой срок заказчик подписывает акт или направляет мотивированный отказ. Иначе электронный акт может неделями лежать во входящих, а вместе с ним стоит и оплата.
Кто подписывает со стороны компании
Здесь чаще всего и возникает путаница. Генеральный директор подписывает документы квалифицированной подписью организации, которую выдала ФНС, и доверенность ему не нужна.
Но акты с подрядчиками нередко подписывает не директор, а руководитель проекта, главный бухгалтер или менеджер по закупкам. Если сотрудник подписывает документ от имени компании своей личной УКЭП, ему нужна машиночитаемая доверенность (ст. 17.2 № 63-ФЗ). Без МЧД такой акт формально подписан частным лицом, а не организацией, и при проверке его могут не признать документом компании.
Полномочия в МЧД должны покрывать именно то, что сотрудник подписывает: договоры, акты, дополнительные соглашения. Доверенность «на всё» выдавать не обязательно, но и общая формулировка, в которой нет подписания первичных документов, не поможет.
Самому самозанятому МЧД не нужна. Он подписывает договор за себя, а не от имени организации.
Кто подписывает Какой подписью Нужна ли МЧД Директор УКЭП организации от ФНС Нет Сотрудник компании Своей личной УКЭП Да (ст. 17.2 № 63-ФЗ) Самозанятый ПЭП или своей УКЭП Нет
Чек остаётся отдельным документом
Самая дорогая ошибка в электронном документообороте с самозанятыми звучит так: «акт подписан в ЭДО, значит, всё оформлено». Акт подтверждает, что работа сделана и принята. Что исполнитель получил деньги и заплатил налог, подтверждает только чек из приложения «Мой налог».
Без чека выплата самозанятому не учитывается в расходах (ч. 8 ст. 15 № 422-ФЗ), а компания рискует, что налоговая увидит в выплате обычное вознаграждение физлицу со взносами и НДФЛ. При безналичных расчётах с организацией самозанятый должен сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за оплатой, и указать в нём ИНН заказчика (ст. 14 № 422-ФЗ).
Чек в любом случае электронный: это ссылка или файл из приложения. Удобно хранить его в той же карточке сделки, что договор и акт, тогда при проверке весь комплект находится за минуту.
Как хранить электронные документы
Подписанные договор и акт хранятся не меньше пяти лет, как любые первичные документы (ст. 29 № 402-ФЗ). Для электронного документа это значит больше, чем сохранить PDF. Нужен сам файл вместе с подписью:
- при УКЭП — файл подписи или документ из системы ЭДО с отметками о подписании;
- при ПЭП по почте — исходные письма с вложениями, а не пересланные копии;
- для чека — ссылка из «Мой налог» или файл чека в той же карточке сделки.
Распечатка электронного акта без подписи доказывает немного. Если исполнитель через два года скажет, что этот вариант не подписывал, спор решит именно файл с подписью или письмо с его адреса.
Порядок, который работает
- Проверить, что исполнитель действительно самозанятый, на сервисе ФНС npd.nalog.ru. Проверку стоит повторить на дату оплаты: статус могут снять в любой момент.
- Составить договор с пунктом об электронном обмене и порядком приёмки.
- Подписать первый договор квалифицированной подписью или на бумаге, если дальше планируется ПЭП.
- Со стороны компании подписывает директор или сотрудник с МЧД, в которой есть нужные полномочия.
- После сдачи работы оформить акт тем же способом.
- Получить от исполнителя чек с ИНН компании и сохранить его рядом с актом.
Где взять документы
Электронный обмен не отменяет главного: в документах должны быть правильные стороны и реквизиты. Договор с самозанятым, где указаны реквизиты заказчика, подписант от компании и защитные пункты от переквалификации в трудовой, можно бесплатно составить в сервисе СамоБланк: samoblank.ru/dogovor-s-samozanyatym-obrazets/. Готовый файл скачивается в PDF или Word, после чего его подписывают в вашей системе ЭДО или по согласованной почте.
Итог простой: договор и акт с самозанятым можно подписать электронно, если стороны заранее договорились о виде подписи, со стороны компании подписывает человек с полномочиями, а к каждому акту приложен чек.