Как оформить договор с подрядчиком из СНГ: документы и риски

Во многих сферах строительстве, логистике, доставке, складской обработке российские компании сотрудничают с гражданами из других стран. Чаще всего это физические лица без статуса ИП или самозанятых. В таких случаях взаимодействие строится на основе гражданско-правового договора (ГПХ).

Чтобы такие договоры были юридически корректны, требуется соблюдение определённых условий, включая оформление и подписание документов в установленной форме.

Где применяется такая схема

Обычно речь идёт о массовых или повторяющихся задачах, не требующих оформления трудовых отношений: ремонтно-отделочные работы; доставка товаров или еды; разгрузка и погрузка; мелкие подсобные работы.

Физическое лицо — исполнитель, компания — заказчик, взаимодействие строится на разовом или периодическом договоре.

Что нужно для заключения договора

Если гражданин СНГ не зарегистрирован как ИП, компания оформляет договор ГПХ. Для этого потребуется:

1. Паспорт иностранного гражданина.
2. Миграционная карта и патент (если применимо).
3. Договор ГПХ в письменной форме.
4. Акт выполненных работ.
5. Удержание НДФЛ и, в отдельных случаях, страховых взносов.
6. Соблюдение валютного контроля при трансграничных переводах.

При этом важно понимать, что такое ГПХ — простыми словами, это гражданско-правовой договор, по которому исполнитель выполняет конкретную работу или оказывает услугу, а заказчик оплачивает результат без оформления трудовых отношений.

Особенности документооборота

В компаниях, где таких подрядчиков много, ручное оформление всех договоров и актов может стать дополнительной нагрузкой. Документы часто теряются, исполнители не всегда могут приехать в офис, а подписи собираются с задержками.

Одним из способов минимизировать риски стало использование ЭДО для физических лиц. Такой формат позволяет направлять документы удалённо по ссылке через СМС или email. Подписание происходит с использованием простой электронной подписи (например, одноразового кода), а сам документ сохраняется в системе и доступен обеим сторонам.

Такой подход не требует от исполнителя установки дополнительного ПО или наличия квалифицированной подписи, что делает его применимым в практике массовых контрактов с физлицами в том числе иностранными гражданами.

Заключение договоров с физлицами из СНГ требует внимательного подхода: важно не только соблюдать миграционные и налоговые требования, но и правильно оформлять документы. Во многих сервисах предусмотрено сопровождение специалистов, которые подскажут, как настроить систему и как правильно подписывать электронной подписью документы с компьютера или телефона — это позволяет компаниям выстроить процессы более структурированно, особенно при высокой текучести и большом числе подрядчиков.