Электронный документооборот: плюсы и минусы

Буквально 15 лет назад многие мечтали о том, чтобы максимально уменьшить количество бюрократической волокиты и бумажек, которые продуцировались тоннами каждый день, но с внедрением электронного документооборота появились новые проблемы и трудности: ошибки в работе системы, далекий от идеала функционал. Даже несмотря на недостатки, он не просто значительно ускоряет и упрощает рабочий процесс, но и сводит к минимуму ошибки. Сегодня даже электронные договоры обладают такой же юридической силой, как и классические бумажные, ведь они скреплены печатью и подписью (пускай и электронными), а документы для налогового и бухгалтерского учета отправляются в контролирующие органы за доли секунд. В чем главные преимущества электронного документооборота, который проник и завоевал все сферы бизнеса и даже государственные структуры?

Первое, что возникает в мыслях — экономия: времени, ресурсов и даже нервов. Можно забыть о стопках сотен бумаг, ведь все хранится на компьютере и доступно в любой момент. Поиск необходимых документов максимально простой и быстрый, а о присвоении одинаковых регистрационных номеров все забыли, ведь регистрация проходит автоматически. Не только различные программы упрощают работу, но и бухгалтерские курсы https://stimul.kiev.ua/ в Киеве, благодаря которым сложные аспекты законодательных нюансов раскладываются по полочкам. Обработка документации проходит значительно быстрее, ведь над одним нормативным актом одновременно работают несколько сотрудников. Это автоматически снижает перекладывание ответственности сотрудников друг на друга или задержек, ведь видно, кто над чем, когда и сколько работал.

Что получают компании, внедрившие системы ЭДО? Их бизнес-процессы ускоряются (не перестраиваются, а просто оптимизируются). Обмен счетами-фактурами проходит в электронном формате по почте, а абсолютно все документы имеют юридическую значимость, что позволяет отправлять их в налоговые, судовые и другие государственные органы. Это упрощает взаимодействие с ними. Такой документооборот — прозрачный и безопасный: видно, кто что делал, а отправка данных защищена шифрованием. Поскольку сотрудники не занимаются такой монотонной работой, как подписание и отправка бумажной документации, не ставят тысячи печатей, не тратят время на согласование и отправку, освобождается рабочее время, которое можно направить на решение более важных задач.

Но где есть преимущества, всегда появляются недостатки. Компьютер хоть и стал главным рабочим инструментом для офисных сотрудников, у некоторых новшества вызывают проблемы, а процесс обучения дается нелегко или долго. Установка или обновление программного обеспечения требует переобучения персонала или повышения его квалификации, в чем помогают курсы 1С 8.3. Это практичный вариант для практикующих бухгалтеров, благодаря которому использование нового интерфейса, порядок работы с разными функциональными опциями, ведение документооборота станут совершенными.